Wichtige Informationen zur E-Rechnung
Mittwoch, 30. Oktober 2024 von Frank Rösner
Wichtige Informationen zur E-Rechnung
Nachfolgend fasse ich das Wichtigste zur E-Rechnung zusammen. Im Detail sind die gesetzlichen Vorschriften maßgebend. Wenn ich weitere Erkenntnisse erhalte, werde ich diese Seite jeweils aktualisieren.
Ab dem 1.1.2025 gibt es eine grundsätzliche Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Die Verpflichtung ist auf den inländischen B2B-Bereich beschränkt, wobei B2B erweitert zu verstehen ist. Zu den B2B-Empfängern zählen nämlich auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z. B. Ärzte, Versicherungsmakler) und Vermieter, selbst wenn diese nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze tätigen. Gegenüber Endverbrauchern (B2C) besteht dagegen keine E-Rechnungspflicht.
Vermieter mit steuerpflichtigen Vermietungsumsätzen müssen eine E-Rechnung nur für die erste Monatsmiete ausstellen, wenn klargestellt ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt, z. B. durch Beifügung des Mietvertrags. Spätestens nach Ende der nachfolgend geschilderten Übergangsregelungen ist es bei Dauerschuldverhältnissen erforderlich, eine solche E-Rechnung einmalig für den ersten Abrechnungszeitraum zu übermitteln (Initial-Rechnung). Die Initial-Rechnung gilt aber nur für Neuverträge. Dauerschuldverhältnisse, die bereits vor dem 1.1.2027 bestanden haben (siehe unten Übergangsfristen), erfordern zunächst keine Initial-Rechnung, sondern erst dann, wenn sich der Vertrag ändern sollte, z. B. bei einer Mieterhöhung. Vermieter mit steuerfreien Vermietungsumsätzen, also ohne Option zur Umsatzsteuer, müssen keine initiale E-Rechnung ausstellen, sie müssen schon grundsätzlich keine E-Rechnungen erstellen.
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen sollte zunächst auch für Kleinunternehmer gelten, obwohl diese bekanntlich keine Umsatzsteuer ausweisen. Nach meiner letzten Information wird die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer zunächst aber noch einmal ausgesetzt. Erst ab 2028 soll die Ausstellungspflicht dann auch für Kleinunternehmer gelten.
Man könnte zwar annehmen, dass Kleinunternehmer wie Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Umsätze erzielen (z. B. Ärzte), von der E-Rechnungspflicht auf Dauer ausgenommen werden. Dem ist aber offenbar nicht so. Die Begründung liegt wohl darin, dass Kleinunternehmer-Umsätze grundsätzlich steuerpflichtig sind, die Umsatzsteuer nur nicht erhoben wird.
Übergangsregelungen und Ausnahmen
Nur für den Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsregelungen:
Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail muss der jeweilige Empfänger wie bisher einverstanden sein. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2026 erfolgen. Zustimmungen können auch konkludent erfolgen, d. h. durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch.
Für vom 1.1. bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2027 erfolgen.
Bis 31.12.2027 gilt für „kleine“ Unternehmer also faktisch keine wirkliche E-Rechnungspflicht, denn es können immer auch Rechnungen per Post oder mit Zustimmung des Empfängers per E-Mail verschickt werden. Es bleiben also drei Jahre Zeit, die unbedingt genutzt werden sollten. Die Umstellung auf die E-Rechnung hat aber auch eine professionelle Außenwirkung. Je früher ein Unternehmer also umstellt, desto besser.
Ab 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise.
Interessant ist für mich die Frage, wie bei Barverkäufen über 250 Euro zu verfahren ist. Spätestens ab 1.1.2028 muss hier der Verkäufer meines Erachtens die E-Mail-Adresse des Käufers abfragen, damit er seiner Verpflichtung nachkommen und, zusätzlich zum Kassenbeleg, eine E-Rechnung übermitteln kann. Zukünftige Kassensysteme werden wohl für die Erfassung der E-Mail-Adresse nachgerüstet werden müssen. Für den Rechnungsempfänger mit Vorsteuerabzug ist das außerdem unverzichtbar, weil sonst der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Unabhängig von der Verpflichtung des Verkäufers, eine E-Rechnung auszustellen, wird man deshalb in größeren Märkten schon aus Eigeninteresse zum Service-Schalter gehen. Die ordnungsgemäße Rechnung für das Finanzamt wird dann nur nicht wie bisher ausgedruckt, sondern per E-Mail übermittelt.
Wer ordnungsgemäße E-Rechnungen verschickt, benötigt ab 1.1.2025 nicht mehr die Zustimmung des Rechnungsempfängers, sofern die grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab 1.1.2025 greift. Das spart dann die Papier-Rechnung. Bei Endverbrauchern (B2C) bleibt die Zustimmung zur PDF-Rechnung aber weiterhin erforderlich, die wird aber heute schon im Online-Handel vorausgesetzt.
Empfang von E-Rechnungen
Ab 1.1.2025 sollte jeder inländische Unternehmer zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können, denn wenn der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, muss er die Möglichkeit haben, die E-Rechnung zu übermitteln. Eine E-Mail-Adresse ist also Voraussetzung und die hat heutzutage sowieso jeder. Die E-Mail-Adresse muss dem Rechnungsaussteller mitgeteilt werden. Ggfs. macht es Sinn, für den Rechnungsempfang eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten, z. B. rechnung@musterdomain.com. Dadurch besteht die Möglichkeit, z. B. mit MS Outlook, Eingangsrechnungen automatisch in einen gesonderten Ordner umzuleiten.
Ab dem 1.1.2025 sollte eine Software zum Auslesen empfangener E-Rechnungen vorliegen, auch wenn der Rechnungsaussteller im eigenen Interesse immer zusätzlich ein lesbares Rechnungsformat mitschicken wird, oder gleich eine hybride PDF-Rechnung mit integrierter elektronischer Rechnungsstellung. Für die Buchführung ist nämlich die E-Rechnung maßgebend, es ist aber nicht sichergestellt, dass das lesbare Rechnungsformat (Belegbild) mit dem Datensatz der E-Rechnung übereinstimmt. Abweichungen gehen also zulasten des Rechnungsempfängers, insbesondere beim Vorsteuerabzug. Es ist deshalb eine Visualisierungs-Software sinnvoll, die die digitale Rechnung in ein Belegbild übersetzt, damit man sich nicht auf das zusätzlich gelieferte Belegbild verlassen muss.
Bei den elektronischen Rechnungen werden grundsätzlich zwei Formate unterschieden. Das X-Format (XML-Datei) kann ohne zusätzliche Software nicht gelesen werden. Hier wird der Rechnungsversender ein normales lesbares PDF mit den gleichen Inhalten beifügen. Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind dagegen lesbar. Hier ist der elektronisch lesbare XML-Datensatz in das PDF integriert. Wichtig ist zunächst, die elektronischen Rechnungen wie auch die PDFs sicher und geordnet zu speichern, um jederzeit darauf zugreifen zu können, um den Betriebsausgaben- und den Vorsteuerabzug sicherzustellen. Da bei möglichen Abweichungen zwischen Belegbild und E-Rechnung die E-Rechnung vorgeht, sollte jedoch immer auch eine Visualisierungs-Software eingesetzt werden. Möglicherweise werden in ein paar Jahren überhaupt keine Belegbilder mehr übermittelt, weil sich dann Visualisierungs-Programme etabliert haben und niemand mehr ein menschenlesbares Rechnungs-PDF erwartet.
Software-Lösungen
Trotz der langen Übergangsfristen sollte man sich schon jetzt über die Technik zur Erstellung und für den Empfang von E-Rechnungen Gedanken machen. Je früher man auf E-Rechnungen umstellt, desto weniger muss man sich mit den Übergangsregelungen und den Unterschieden bei den Empfängern auseinandersetzen. Mit einer E-Rechnung und einer ergänzenden lesbaren Ausfertigung (PDF) ist man immer auf der sicheren Seite.
Die von mir verwendeten Kanzleiprogramme von Agenda und Lexware sind zwar in der Lage, beim digitalen Belegbuchen E-Rechnungen einzulesen. Für die Erstellung von E-Rechnungen sind die Programme aber viel zu komplex und anwenderunfreundlich. Ich will mich ja nicht stundenlang mit der Rechnungsschreibung beschäftigen. Die Zeit fehlt dann bei der Beratung und Erstellung von Steuererklärungen.
Ich suche deshalb selbst nach einem kleinen Zusatz-Tool, mit dem E-Rechnungen einfach und unkompliziert erstellt werden können.
Am besten gefällt mir bis jetzt das Tool von Buhl Data (WISO MeinBüro). Das hat auch hervorragend funktioniert. Ich konnte eine E-Rechnung erstellen und die gleiche E-Rechnung wieder lesbar machen. Das Tool kann in der kostenlosen Version sehr gut getestet werden und eignet sich m. E. schon jetzt dauerhaft für die Lesbarmachung von E-Rechnungen, sofern der Anbieter das nicht irgendwann einschränkt. Für das Erstellen von E-Rechnungen macht die kostenlose Version aber keinen Sinn, denn es können keine Stammdaten gespeichert werden und man müsste bei jeder Rechnung immer wieder alle Daten eintippen. Ich habe die Hoffnung, dass die kostenpflichtige Version einfach und anwenderfreundlich funktioniert. Hier sind der Link zum Tool und eine Beispiel-Rechnung, die ich an mich selbst geschickt habe.
Für mich stellt sich deshalb jetzt die Frage, ob WISO MeinBüro anwenderfreundlich und einfacher zu bedienen ist, wenn man die Software nur für E-Rechnungen verwenden möchte. Das muss ich noch herausfinden.
Wer nur mal schnell eine X-Rechnung (nicht ZUGFeRD-Format, denn das ist ja schon lesbar) einsehen möchte, kann das online mit dem kostenlosen Tool von Papierkram erledigen.
Aufbewahrungspflichten
E-Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail verschickt und empfangen werden, sie müssen aber elektronisch archiviert werden und zumindest 10 Jahre lang für den Abruf bereitstehen.
Weiterführende Informationen
Die Finanzverwaltung hat am 13.6.2024 ein Entwurfschreiben zur Einführung der E-Rechnung herausgegeben. Eine gute Darstellung findet sich bei Haufe mit Kommentierung. Am 15.10.2024 ist das finale Einführungsschreiben des BMF ergangen, mit FAQs.
Ergänzend erinnere ich an dieser Stelle an die nicht neue Vorschrift, dass – soweit eine Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen besteht – Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung einer Leistung zu erteilen sind (§ 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG).