Steuerkanzlei Rösner

Scannen mit der Nextcloud-App Ausführliche Anleitung

Diese Anleitung ist für meine Mandanten, denen ich einen Zugang zu meinem Nextcloud-Speicher für den Upload von Buchführungsbelegen usw. eingerichtet habe.
Mit der zugehörigen Nextcloud-App lassen sich Belege schnell und komfortabel scannen und hochladen.
Am besten, Sie öffnen diese Anleitung am PC. Dann können Sie die Installation der Nextcloud-App und den ersten Scan-Vorgang am Smartphone bequem ausführen.

Einmalige Einrichtungsarbeiten

Diese 4 Schritte müssen nur einmalig durchgeführt werden.

1. Suchen Sie die Nextcloud-App im App-Store auf Ihrem Smartphone. Sie erkennen die Nextcloud-App an dem nebenstehenden Symbol.

2. Installieren Sie die Nextcloud-App

3. Starten Sie die Nextcloud-App und gehen Sie auf „Konto hinzufügen“ und „Annmelden“. Loggen Sie sich mit den Ihnen bekannten Zugangsdaten in Ihren Cloud-Speicher ein. Die Serveradresse lautet cloud.stb-roesner.de.

4. Sie sehen Ihren persönlichen Cloud-Bereich

Scan-Vorgang

Diese Schritte müssen bei jedem Scanvorgang durchlaufen werden.
Aber das sieht nach mehr aus, als es ist. Wenn Sie einmal einen Beleg gescannt haben, wissen Sie wie es geht und benötigen diese Anleitung beim nächsten Mal nicht mehr. Der Scanvorgang dauert dann nur wenige Sekunden.

1. Starten Sie die Nextcloud-App und wählen Sie den Beleg-Ordner in Ihrem Cloud-Verzeichnis, in dem der Beleg abgelegt werden soll, beispielsweise den Ordner „Barbelege“ oder den Ordner „Belege zum Bankkonto“.

2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol unten rechts, um einen neuen Beleg hinzuzufügen.

3. Wählen Sie "Dokument von der Kamera scannen"

(Wenn der Menüpunkt „Dokument von der Kamera scannen“ nicht angezeigt werden sollte, gehen Sie einmal ins Hauptmenü in der Nextcloud und dann wieder in das gewünschte Unterverzeichnis. Dann sollte es funktionieren. Das ist jedenfalls meine Erfahrung. )

4. Machen Sie mit der App ein Foto von dem Beleg und wählen Sie den zu scannenden Bereich aus, indem Sie an den vier Kreisen ziehen. Bestätigen Sie die Auswahl mit dem Haken unten rechts.

5. Der ausgewählte Bereich wird zur Kontrolle vergrößert dargestellt. Bestätigen Sie erneut mir dem Haken unten rechts.

Wenn Ihr Dokument mehrere Seiten hat, wiederholen Sie den Scan-Vorgang ab Punkt 2. indem Sie erneut auf das Plus-Symbol unten rechts klicken.

6. Wenn alle Seiten des Dokuments gescannt wurden, klicken Sie oben rechts auf das Speichern-Symbol. Das Symbol ist leider etwas klein geraten.

7. Dann wählen Sie als Exporttyp „PDF-Datei“ aus. „PDF“ ist immer die bessere Wahl.

Wenn Sie auf „Mehrere Bilder“ klicken würden, würde für jeden vorgenommenen Scan eine eigene Bilddatei erstellt werden. Aber genau das wollen Sie ja nicht. Vielmehr sollen alle Seiten des Dokuments in ein einziges PDF gescannt werden.

8. Der Beleg wird in dem ausgewählten Ordner abgelegt.
Falls der Beleg nicht gleich angezeigt wird, ziehen Sie auf dem Smartphone einmal nach unten, um die Seite zu aktualisieren.

9. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts an und geben Sie dem Beleg einen aussagekräftigen Namen, beispielsweise „2026-02-14_Edeka“.

Hinweis: Die Dateinamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten, die Windows nicht zulässt, z. B. den Doppelpunkt, der bei Apple-Geräten aber zum Teil Verwendung findet. Das gilt auch, wenn Sie Belege vom MacBook in die Cloud laden. Dateien sollten auch nicht mehr als 2 GB groß sein, weil sie sonst beim digitalen Belegbuchen nicht aufgerufen werden können.

10. Sollte ein gescannter Beleg einmal im falschen Verzeichnis abgespeichert worden sein, kann der Beleg in der Nextcloud in das richtige Verzeichnis verschoben werden. Das würde ich aber ggfs. am PC ausführen, wenn Sie sich in Ihr Nextcloud-Konto einloggen und die Buchführungsunterlagen fertigstellen. Am Smartphone ist die Dateiorganisation etwas tricky.

11. Wenn Sie alle Belege eines Monats oder Quartals (je nach Buchführungszeitraum) in die Cloud hochgeladen und richtig auf die verschiedenen Verzeichnisse (z.B. Bankbelege, Barbelege) verteilt haben, empfehle ich einen kompletten Download für Ihre Belegsicherung.

Danach teilen Sie mir bitte mit, dass alle Buchführungsbelege hochgeladen wurden. Ich hole die Belege dann für die Erstellung der Buchführung ab.